Reiselivsorganiseringa i Telemark – brev til rådmennene 6. februar

Informasjon om reiselivsorganiseringa finn du i andre innlegg på vt-radet her:

Siste møte i referansegruppa – reiselivsorganisering

Reiselivsorganiseringa – avklaring om anbodsprosess

Reiselivsorganiseringa i Telemark

Brev til rådmennene 6. februar 2017

 

Til Rådmennene

Som kjent er det utarbeidet en modell for organisering av reiselivet i Telemark, som kommunene har behandlet i 2016. Modellen går ut på at det skal være et selskap (visitTelemark AS) som skal tilby alle kommunene i fylket et spekter av tjenester for å utvikle, styrke, markedsføre og selge reiselivet i kommunene og fylket. De fleste kommunene har vedtatt at de ønsker å kjøpe en slik pakke med litt ulike behov.

En slik leveranseavtale hvor kommunen kjøper (eller får levert) ulike tjenester mot økonomisk godtgjørelse, er så lenge kommunen ikke har 100 % eierskap i hverken lokale destinasjonsselskap eller i visitTelemark AS  forpliktet til å følge reglene om offentlig anskaffelse på lik linje med andre anskaffelser. Dette gjør også at om man ønsker å kjøpe tjenester fra visitTelemark, må det innhentes tilbud fra andre leverandører for så å evaluere og velge hvilket selskap som er den beste leverandør av disse tjenestene.

Denne prosessen er lik for kommunene i hele landet. En rekke kommuner i ulike regioner har for å arbeide mer samordnet og effektivt gått sammen og utarbeidet felles kravspesifikasjoner, anbudsdokumenter og avtaler om leveranser med den leverandør som er valgt. Dette har vist seg å være en meget arbeidsbesparende og forenklende prosess med godt resultat.

Telemark fylkeskommune har valgt å følge denne anbudsprosessen og er i disse dager ferdig med sitt anbudsdokument som skal legges ut.

Kommunene må følge samme prosedyre, hvor det vil være naturlig å utarbeide en felles kravspesifikasjon og felles anbudsdokument som beskriver hvilke behov kommunen har og hvilket tilbud som ønskes.

En tilsvarende prosess er gjennomført i Vestfold med fylkeskommunen og kommunene og legges ut på anbud i disse dager.

Vi har drøftet dette i rådmannsutvalget i Telemark der leder av rådmannsutvalget og rådmannen i Skien ble bedt om å ta initiativ til en slik prosess for kommunene og vi ønsker å orientere om det videre arbeidet med dette.

Til å bistå i denne prosessen er Eigil Rian, som har vært ansvarlig for hele den nasjonale strukturprosessen i Nærings- og fiskeridepartementet, stilt til disposisjon for å veilede kommunene til å gjennomføre en tilsvarende prosess i Telemark. Han har blant annet veiledet Vestfold i samme prosess. Anbudsprosessen vil også sikre kontinuitet og legger til grunn at det kan være rammeavtaler opp til 5 år som dekkes av samme anbudsprosess.

Vi mener dette ikke nødvendiggjør ny politisk behandling i kommunene, men vi sikrer at vedtakene gjennomføres innenfor gjeldende lovverk.

Rådmennene vil bli orientert nærmere om saken på KS-strategikonferanse i Vrådal 7. februar etter ordinært møte. Vi vil der orientere nærmere om  framdriftsplan, med utkast til kravspesifikasjon, anbudsdokumenter osv.

Vi ønsker også at medlemmene i rådmannsutvalget i Telemark får fullmakt til å gjennomføre en felles anbudsprosess. Rådmannsutvalget har medlemmer som representerer kommunene i de ulike regionene i fylket og bør således være representative.

Med vennlig hilsen

Rune Lødøen, leder i rådmannsutvalget

Ole Magnus Stensrud, nestleder i rådmannsutvalget

Kontaktperson

Skien kommune koordinerer prosessen med anskaffelse framover.

Kontaktperson på dette er Lene Hysing. Ynskjer du kontakt, kan de nå ho på denne eposten: lene.hysing@skien.kommune.no